Heb ik een boekhouder nodig?

Wat er wél moet

Wat een boekhouder precies doet, staat in wat doet een boekhouder. Als ondernemer ben je administratieplichtig. Dat betekent dat je zo'n administratie voert dat je rechten en verplichtingen eruit blijken, en dat je die bewaart: zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Daarnaast moet je binnen de termijnen aangifte doen.

Nergens staat dat een derde dat voor je moet doen. Wel geldt: doe je het zelf en gaat het mis, dan ligt de rekening bij jou. Dat is ook zo als je het uitbesteedt, maar dan kijkt er in elk geval iemand mee die de regels dagelijks toepast.

Dit staat los van de wettelijke controleplicht die voor middelgrote en grote rechtspersonen kan gelden. Val je daaronder, dan is een accountant wél nodig; hoe dat zit staat in boekhouder of accountant. Voor zzp'ers en kleine BV's speelt dat vrijwel nooit.

De signalen die er in de praktijk toe doen

Ondernemers stappen zelden over omdat ze de administratie te ingewikkeld vinden. Ze stappen over vanwege één van deze dingen:

• De aangifte wordt elk kwartaal een avond die je liever niet had gehad.
• Je hebt een brief van de Belastingdienst gekregen waar je niet uitkomt.
• Je weet niet meer of je nog genoeg opzij hebt staan voor de belasting.
• Je twijfelt bij elke uitgave of je hem zakelijk mag boeken.
• Er is een boekjaar dat je nooit goed hebt afgesloten.
• Je gaat iets doen wat je nog nooit hebt gedaan: personeel, een BV, verkopen naar het buitenland.

Wanneer zelf doen prima is

Er is geen enkele reden om te doen alsof iedereen een boekhouder nodig heeft. Werk je als zzp'er met een handvol facturen per jaar, één zakelijke rekening, geen personeel, geen buitenlandse klanten en geen investeringen van betekenis, dan is je administratie overzichtelijk genoeg om zelf bij te houden. Boekhoudsoftware doet het rekenwerk, en de btw-aangifte is dan een kwestie van overtypen.

Let wel op twee dingen. Ten eerste je eerste aangifte inkomstenbelasting: daar zitten keuzes in die jaren doorwerken. Ten tweede het moment waarop je situatie verandert — dat merk je vaak pas achteraf. De kostenvergelijking voor zzp'ers laat zien dat het verschil tussen zelf doen en uitbesteden kleiner is dan veel mensen denken.

Vijf dingen die bij zelf doen het vaakst misgaan

Niet om je bang te maken, maar omdat ze allemaal te voorkomen zijn als je weet waar je op moet letten.

1. Privé en zakelijk door elkaar. Eén rekening waar boodschappen en zakelijke inkopen van afgaan, kost elk kwartaal uitzoekwerk en levert bij een controle discussie op.
2. Btw terugvragen zonder factuur. Een bonnetje met alleen een totaalbedrag is voor de btw vaak niet genoeg; er gelden factuureisen.
3. Investeringen in één keer als kosten boeken. Boven een bepaalde grens schrijf je af over meerdere jaren in plaats van het bedrag direct af te trekken.
4. Geen urenregistratie bijhouden. Claim je de zelfstandigenaftrek, dan moet je die 1.225 uur kunnen aantonen. Achteraf reconstrueren overtuigt zelden.
5. Niets opzijzetten. Je omzet komt bruto binnen. Zonder een aparte rekening voor btw en inkomstenbelasting wordt de aanslag een probleem in plaats van een betaling.

Tussenvormen

Veelgestelde vragen

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van officiële bronnen. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie. Bedragen, termijnen en regels kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de bron of neem contact met ons op.