Algemene voorwaarden
De voorwaarden die gelden bij onze dienstverlening. Deze pagina is te printen en op te slaan.
Deze Algemene Voorwaarden regelen de rechtsverhouding tussen Boekhoudheld B.V. en haar Opdrachtgevers en zijn van toepassing op de door Boekhoudheld aangeboden administratieve, fiscale en aanverwante diensten.
Artikel 1 — Definities
1.1 Boekhoudheld: Boekhoudheld B.V., gevestigd aan de Maaskade 119, 3071 NK Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86949233.
1.2 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon, personenvennootschap of rechtspersoon die met Boekhoudheld een Overeenkomst aangaat en daarbij handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.
1.3 Overeenkomst: iedere afspraak tussen Boekhoudheld en Opdrachtgever over de uitvoering van Diensten, ongeacht of deze tot stand komt via een aanmeldformulier, offerte, opdrachtbevestiging, digitale acceptatie of andere schriftelijke bevestiging.
1.4 Diensten: alle werkzaamheden die Boekhoudheld voor Opdrachtgever verricht, waaronder het verwerken of voeren van administraties, het opstellen of indienen van fiscale aangiften, het opstellen van jaarstukken, rapportages en overige administratieve, fiscale of adviserende werkzaamheden.
1.5 Pakket: de overeengekomen combinatie van Diensten tegen een periodieke of vaste vergoeding.
1.6 Aanvullende Diensten: werkzaamheden die niet tot het overeengekomen Pakket behoren en die Opdrachtgever afzonderlijk verzoekt of afneemt, waaronder aanvullende fiscale, administratieve of adviserende werkzaamheden.
1.7 Meerwerk: onvoorziene, aanvullende of extra werkzaamheden buiten het overeengekomen Pakket die tijdens de uitvoering noodzakelijk blijken voor een juiste of voortvarende behandeling van het dossier, in het bijzonder wanneer deze werkzaamheden ontstaan door handelen of nalaten van Opdrachtgever, zoals te late, onjuiste of onvolledige aanlevering, het niet tijdig reageren, het niet volgen van de afgesproken werkwijze, het ontstaan van achterstanden of andere aan Opdrachtgever toe te rekenen omstandigheden. Meerwerk wordt, tenzij een specifieke vergoeding of andere prijsafspraak van toepassing is, verricht tegen het op dat moment geldende uurtarief van Boekhoudheld.
1.8 Tarievenpagina: de op de website van Boekhoudheld gepubliceerde pagina waarop de op dat moment geldende tarieven, vanaf-prijzen en/of aanvullende tarieven zijn vermeld.
1.9 Portaal: de door Boekhoudheld gebruikte digitale omgeving, waaronder Yuki of een opvolgend of aanvullend systeem, voor het aanleveren van documenten, het stellen en beantwoorden van vragen en overige communicatie rondom de administratie.
1.10 Schriftelijk: per e-mail, via het Portaal of, voor zover in deze voorwaarden uitdrukkelijk toegestaan, per brief. Voor formele opzeggingen geldt uitsluitend artikel 4.5.
1.11 Vrijblijvend kennismakingsgesprek: het kosteloze en vrijblijvende gesprek dat Boekhoudheld vóór aanmelding kan aanbieden aan een potentiële Opdrachtgever ter kennismaking en ter bespreking van de onderneming, de hulpvraag en de dienstverlening van Boekhoudheld. Dit gesprek maakt geen onderdeel uit van de Onboarding en aan het gesprek zijn geen kosten verbonden indien de potentiële Opdrachtgever daarna besluit geen Overeenkomst aan te gaan.
1.12 Onboardinggesprek: het gesprek na aanmelding of totstandkoming van de Overeenkomst, van maximaal zestig (60) minuten, waarin onder meer de inrichting van de dienstverlening, de werkwijze, het Portaal, de aanlevering van de administratie, fiscale verplichtingen en praktische afspraken met Opdrachtgever worden besproken.
Artikel 2 — Toepasselijkheid en rangorde
2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte, aanmelding en Overeenkomst tussen Boekhoudheld en Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voortvloeiende vervolgopdrachten en werkzaamheden.
2.2 De toepasselijkheid van algemene of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Boekhoudheld deze schriftelijk heeft aanvaard.
2.3 Bij strijdigheid tussen documenten geldt, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, de volgende rangorde: (1) de individuele schriftelijke Overeenkomst of offerte, (2) de opdrachtbevestiging of het aanmeldformulier, (3) deze Algemene Voorwaarden en (4) de Tarievenpagina.
2.4 Afwijkingen van of aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden gelden uitsluitend indien Boekhoudheld deze schriftelijk heeft bevestigd.
2.5 Indien meerdere personen of ondernemingen gezamenlijk als Opdrachtgever optreden, zijn zij hoofdelijk gehouden tot nakoming van de verplichtingen uit de Overeenkomst, voor zover de aard van de verplichting zich daartegen niet verzet.
Artikel 3 — Totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 De Overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever een aanbod, offerte of aanmelding van Boekhoudheld aanvaardt en Boekhoudheld die opdracht accepteert, dan wel zodra Boekhoudheld op verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering van werkzaamheden aanvangt.
3.2 Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende de daarin genoemde termijn. Indien geen termijn is vermeld, geldt een geldigheidsduur van dertig dagen.
3.3 Boekhoudheld is gerechtigd een aanmelding of opdracht te weigeren, onder meer indien de opdracht niet past binnen de dienstverlening, indien onvoldoende capaciteit beschikbaar is, indien vereiste informatie ontbreekt of indien wettelijke of complianceverplichtingen daartoe aanleiding geven.
3.4 Een aanbod of prijsstelling die is gebaseerd op door Opdrachtgever verstrekte informatie kan worden aangepast indien die informatie onjuist, onvolledig of naderhand gewijzigd blijkt te zijn en dit gevolgen heeft voor de aard of omvang van de werkzaamheden.
Artikel 4 — Duur, onboarding, bedenktijd en opzegging
4.1 De duur en opzegbaarheid van de Overeenkomst volgen uit het gekozen abonnement, de offerte, het aanmeldformulier of de Overeenkomst. Een Overeenkomst kan maandelijks, per kwartaal of jaarlijks opzegbaar zijn, afhankelijk van het gekozen abonnement of de overeengekomen contractduur.
4.2 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geldt een opzegtermijn van één maand. Bij een maandelijks opzegbare Overeenkomst gaat de opzegtermijn in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de opzegging rechtsgeldig is ontvangen. Bij een kwartaal- of jaarovereenkomst eindigt de Overeenkomst aan het einde van de lopende contractperiode indien de opzegging ten minste één maand vóór die einddatum is ontvangen.
4.3 Het Onboardinggesprek van maximaal zestig (60) minuten wordt na aanmelding of totstandkoming van de Overeenkomst zonder afzonderlijke kosten aangeboden. Het Onboardinggesprek is bedoeld voor de praktische start van de dienstverlening en staat los van het Vrijblijvend kennismakingsgesprek dat Boekhoudheld vóór aanmelding, onder meer via haar website, kosteloos kan aanbieden. Aan een Vrijblijvend kennismakingsgesprek zijn geen kosten verbonden indien de potentiële Opdrachtgever daarna besluit geen Overeenkomst met Boekhoudheld aan te gaan.
4.4 Opdrachtgever heeft na totstandkoming van een nieuwe Overeenkomst een vrijwillige bedenktijd van veertien (14) kalenderdagen. Indien Opdrachtgever binnen deze termijn besluit geen gebruik te maken van de Diensten van Boekhoudheld of de Overeenkomst beëindigt nadat het Onboardinggesprek geheel of gedeeltelijk heeft plaatsgevonden, is Boekhoudheld gerechtigd een vergoeding van € 75,00 exclusief btw in rekening te brengen voor de reeds verrichte onboardingwerkzaamheden, voorbereiding, inrichting en bestede tijd. Hetzelfde geldt indien na het Onboardinggesprek een afzonderlijke overeenkomst of opdrachtbevestiging ter ondertekening wordt aangeboden en Opdrachtgever deze niet ondertekent en van verdere dienstverlening afziet. Indien geen Onboardinggesprek of andere onboarding- of opstartwerkzaamheden hebben plaatsgevonden, wordt deze vergoeding niet in rekening gebracht.
4.5 Na totstandkoming van de Overeenkomst kan Opdrachtgever uitsluitend schriftelijk opzeggen per e-mail aan info@boekhoudheld.nl, onder vermelding van ten minste de klantnaam, handelsnaam, betreffende Dienst of het Pakket en de gewenste einddatum. Een opzegging per WhatsApp, telefoon, sms, sociale media, mondeling of via een ander communicatiekanaal wordt niet geaccepteerd en geldt niet als rechtsgeldige opzegging. De Overeenkomst en de daaruit voortvloeiende betalingsverplichtingen blijven in dat geval bestaan totdat een opzegging overeenkomstig dit artikel door Boekhoudheld is ontvangen.
4.6 De Overeenkomst eindigt niet automatisch doordat Opdrachtgever zijn onderneming staakt, uitschrijft bij de Kamer van Koophandel, tijdelijk geen omzet behaalt, geen transacties heeft, geen administratie aanlevert, zijn werkzaamheden pauzeert of anderszins geen gebruik maakt van de Diensten. Opdrachtgever dient ook in die situaties overeenkomstig artikel 4.5 op te zeggen. Tot de rechtsgeldige einddatum blijven de overeengekomen periodieke vergoedingen verschuldigd.
4.7 De periodieke vergoeding is mede verschuldigd voor het beschikbaar houden van personeel, systemen, het Portaal, dossierbeheer, monitoring van periodieke verplichtingen en de overeengekomen dienstverlening. De hoogte van de periodieke vergoeding is daarom niet afhankelijk van het aantal boekingen, facturen, transacties, aangiften of vragen in een bepaalde maand of periode, tenzij schriftelijk een volumeafhankelijke prijs is overeengekomen.
4.8 Opdrachtgever meldt staking, overdracht, ontbinding, wijziging van rechtsvorm of andere wezenlijke wijzigingen in de onderneming onverwijld schriftelijk aan Boekhoudheld. Werkzaamheden die door een staking of beëindiging noodzakelijk worden, waaronder een slotadministratie, stakingsberekening, aanvullende aangifte of overdracht, kunnen als Aanvullende Diensten worden aangemerkt.
4.9 Na de einddatum verricht Boekhoudheld geen werkzaamheden meer, tenzij partijen daarover nieuwe schriftelijke afspraken maken. Een jaarlijkse aangifte of andere werkzaamheid die volgens de normale planning pas na de einddatum zou worden uitgevoerd, is na beëindiging niet automatisch inbegrepen en kan als Aanvullende Dienst worden aangeboden.
Artikel 5 — Prijzen, indexering, pakketomvang en aanvullende werkzaamheden
5.1 De prijs van het Pakket volgt uit de Overeenkomst, de offerte of de aanmelding. Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
5.2 Opdrachtgever verklaart kennis te hebben genomen van de actuele Tarievenpagina van Boekhoudheld: https://boekhoudheld.nl/tarieven/. Op deze pagina publiceert Boekhoudheld de op dat moment geldende pakketprijzen, tarieven, vanaf-prijzen en overige vergoedingen. Voor Aanvullende Diensten en overige werkzaamheden geldt de Tarievenpagina zoals deze geldt op het moment waarop de betreffende werkzaamheden worden verricht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
5.3 De reguliere dienstverlening omvat uitsluitend de werkzaamheden die zijn opgenomen in het overeengekomen Pakket, de offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke afspraak. Afhankelijk van het Pakket en de rechtsvorm kunnen daaronder onder meer vallen: verwerking van de reguliere administratie, gebruik van het Portaal, reguliere vragen over de lopende administratie, periodieke btw-aangiften en de toepasselijke aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
5.4 Het recht om vragen te stellen binnen een Pakket ziet op korte, reguliere vragen die rechtstreeks samenhangen met de lopende administratie en gebruikelijke fiscale verwerking. Uitgebreid fiscaal, financieel, juridisch of bedrijfseconomisch advies, onderzoek, berekeningen, scenarioanalyses, adviesnotities of bijzondere fiscale vraagstukken vallen niet onder de reguliere pakketprijs, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
5.5 Aanvullende Diensten worden afzonderlijk gefactureerd tegen het schriftelijk overeengekomen tarief of tegen de actuele prijs of vanaf-prijs zoals gepubliceerd op https://boekhoudheld.nl/tarieven/. Indien voor een werkzaamheid geen afzonderlijke prijs of vanaf-prijs is gepubliceerd of overeengekomen, geldt het op dat moment geldende uurtarief van Boekhoudheld.
5.6 De Tarievenpagina bevat onder meer actuele tarieven en vanaf-prijzen voor veelvoorkomende aanvullende werkzaamheden. Een vanaf-prijs geldt voor een reguliere en beperkte uitvoering van de betreffende werkzaamheid. Indien de aard, omvang, complexiteit of staat van het dossier meer werkzaamheden vereist, kunnen aanvullende uren of werkzaamheden overeenkomstig dit artikel afzonderlijk in rekening worden gebracht.
5.7 Tot de aanvullende werkzaamheden behoren onder meer suppletieaangiften, verzoekschriften aan de Belastingdienst, informatieverzoeken en vragenbrieven, bezwaarwerkzaamheden, werkzaamheden naar aanleiding van naheffings- of navorderingsaanslagen, begeleiding bij boekenonderzoeken of belastingcontroles, bijzondere fiscale advisering en herstel of reconstructie van een achterstallige of onvolledige administratie. De actuele prijzen en vanaf-prijzen voor deze en andere aanvullende werkzaamheden zijn opgenomen op https://boekhoudheld.nl/tarieven/.
5.8 Indien aanvullende werkzaamheden naar verwachting substantieel meer tijd vergen dan door een vaste prijs of vanaf-prijs wordt gedekt, kan Boekhoudheld de aanvullende werkzaamheden verrichten tegen het op dat moment geldende uurtarief of vooraf een afzonderlijke prijsafspraak voorstellen.
5.9 Indien tijdens de uitvoering Meerwerk noodzakelijk wordt als gevolg van een aan Opdrachtgever toe te rekenen omstandigheid, waaronder te late, onjuiste of onvolledige aanlevering, het uitblijven van reacties, het niet opvolgen van verzoeken of het afwijken van de afgesproken werkwijze, is Boekhoudheld gerechtigd dit Meerwerk tegen het op dat moment geldende uurtarief in rekening te brengen. Voor dergelijk Meerwerk is geen afzonderlijk voorafgaand akkoord van Opdrachtgever vereist indien uit de omstandigheden redelijkerwijs duidelijk is dat de extra werkzaamheden noodzakelijk zijn voor een juiste of voortvarende uitvoering van de opdracht en de aanleiding daarvan aan Opdrachtgever kan worden toegerekend. Indien het Meerwerk naar verwachting van substantiële omvang is, zal Boekhoudheld Opdrachtgever daarover, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf informeren. Een specifieke vergoeding die elders in deze voorwaarden is opgenomen, blijft voorgaan op deze bepaling.
5.10 Boekhoudheld is gerechtigd de periodieke pakketprijzen, uurtarieven en overige tarieven jaarlijks per 1 januari te indexeren en/of aan te passen aan kosten- en marktontwikkelingen. Een wijziging per 1 januari geldt voor alle Opdrachtgevers, ongeacht de datum waarop de betreffende Opdrachtgever in het voorafgaande kalenderjaar is aangemeld of de Overeenkomst is aangegaan. Dit betekent dat een Opdrachtgever die bijvoorbeeld op 30 november is gestart eveneens per de daaropvolgende 1 januari onder het dan geldende geïndexeerde tarief valt. Boekhoudheld communiceert een wijziging van periodieke tarieven vooraf via e-mail, het Portaal of de website.
Artikel 6 — Verplichtingen en communicatie van Opdrachtgever
6.1 Opdrachtgever levert tijdig, volledig en juist alle gegevens, documenten en overige informatie aan die Boekhoudheld redelijkerwijs nodig heeft voor de uitvoering van de Diensten.
6.2 Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde informatie en voor het voldoen aan zijn wettelijke administratie-, informatie- en bewaarplichten. Het inschakelen van Boekhoudheld neemt deze verplichtingen niet over.
6.3 De reguliere communicatie tussen Boekhoudheld en Opdrachtgever verloopt primair via het Portaal. Voor zover passend of noodzakelijk kan Boekhoudheld daarnaast communiceren per e-mail en telefoon. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het regelmatig controleren van het Portaal en zijn e-mail en voor het tijdig reageren op vragen, meldingen, goedkeuringsverzoeken en informatieverzoeken.
6.4 Opdrachtgever geeft wijzigingen in naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, rechtsvorm, ondernemingsactiviteiten, aandeelhouders- of UBO-structuur en andere voor de dienstverlening relevante gegevens onverwijld schriftelijk door. Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor zijn bereikbaarheid via de bij Boekhoudheld bekende contactgegevens. Extra werkzaamheden, kosten, vertragingen of andere nadelige gevolgen die ontstaan doordat wijzigingen niet tijdig zijn doorgegeven of Opdrachtgever niet of onvoldoende bereikbaar is, komen voor rekening en risico van Opdrachtgever. De daarmee samenhangende extra werkzaamheden kunnen als Meerwerk tegen het geldende uurtarief worden gefactureerd.
6.5 Indien Boekhoudheld een conceptaangifte, jaarrekening, rapportage of ander document ter controle voorlegt, controleert Opdrachtgever dit zorgvuldig op juistheid en volledigheid. Door schriftelijk of digitaal akkoord te geven, bevestigt Opdrachtgever dat hij het document heeft gecontroleerd en dat de voor hem redelijkerwijs controleerbare gegevens juist en volledig zijn.
6.6 Opdrachtgever meldt onjuistheden, ontbrekende stukken of twijfel over een concept onverwijld vóór indiening of afronding. Indien na akkoord aanvullende werkzaamheden noodzakelijk blijken als gevolg van ontbrekende, onjuiste of te laat verstrekte informatie van Opdrachtgever, worden deze werkzaamheden aangemerkt als Meerwerk en tegen het op dat moment geldende uurtarief in rekening gebracht, tenzij een specifieke vergoeding of andere prijsafspraak van toepassing is.
Artikel 7 — Aanleverdeadlines, achterstanden en fiscale termijnen
7.1 Boekhoudheld mag voor administratieve en fiscale werkzaamheden redelijke aanleverdeadlines stellen. Deze deadlines kunnen per e-mail, checklist, Portaal of andere schriftelijke communicatie worden medegedeeld en hoeven niet in deze Algemene Voorwaarden te worden opgenomen.
7.2 Indien Opdrachtgever verwacht een gecommuniceerde deadline niet te halen, vraagt hij vóór het verstrijken van die deadline schriftelijk om uitstel. Een afwijkende aanleverdeadline geldt uitsluitend nadat Boekhoudheld deze schriftelijk heeft bevestigd, zodat Boekhoudheld hiermee in de personeels- en werkplanning rekening kan houden.
7.3 Voor jaarlijkse fiscale aangiften, waaronder de aangifte inkomstenbelasting, kan Boekhoudheld een checklist met een aanleverdeadline verstrekken. Opdrachtgever levert de checklist en alle gevraagde bescheiden volledig aan vóór die deadline of vóór een schriftelijk bevestigde afwijkende deadline.
7.4 Indien na het verstrijken van de toepasselijke deadline meer dan twee herinneringen nodig zijn voordat de voor een jaarlijkse fiscale aangifte benodigde informatie volledig is ontvangen, is Boekhoudheld gerechtigd vanaf de derde herinnering € 75,00 exclusief btw per dossier in rekening te brengen wegens extra opvolging, administratie, herplanning en verstoring van het reguliere werkproces.
7.5 Opdrachtgever levert de reguliere administratie gedurende het jaar doorlopend en tijdig aan via de door Boekhoudheld aangeboden kanalen. Indien door onvoldoende of te late aanlevering een achterstand van één volledig kwartaal of meer ontstaat, is Boekhoudheld gerechtigd een aanvullende vergoeding van € 75,00 exclusief btw in rekening te brengen wegens de extra beoordeling, verwerking, herplanning en inefficiëntie die het opnieuw oppakken van een achterstallig dossier veroorzaakt.
7.6 Indien de achterstand na verzoek van Boekhoudheld niet binnen een redelijke termijn wordt hersteld, verder oploopt of zich structureel herhaalt, mag Boekhoudheld aanvullende werkzaamheden als Meerwerk factureren, de uitvoering opschorten en/of de Overeenkomst beëindigen overeenkomstig deze voorwaarden.
7.7 Indien door te late, foutieve of onvolledige aanlevering een suppletie, correctie, aanvullende aangifte, reconstructie of spoedbehandeling noodzakelijk wordt, wordt deze afzonderlijk als Aanvullende Dienst gefactureerd. Boekhoudheld kan in dat geval niet garanderen dat een wettelijke of door de Belastingdienst gestelde termijn nog kan worden gehaald.
7.8 Boekhoudheld is niet aansprakelijk voor boetes, rente, naheffingen of andere nadelige gevolgen voor zover deze het gevolg zijn van het niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig aanleveren of reageren door Opdrachtgever.
7.9 Opdrachtgever erkent dat uitstel voor het indienen van een belastingaangifte niet betekent dat geen belastingrente verschuldigd kan zijn. Of belastingrente wordt berekend, over welke periode, tegen welk percentage en tot welk bedrag, wordt bepaald op grond van de toepasselijke fiscale regels en door de Belastingdienst.
Artikel 8 — Uitvoering van de Diensten
8.1 Boekhoudheld voert de Diensten uit naar beste inzicht en vermogen en met de zorgvuldigheid die van een redelijk handelend en redelijk bekwaam administratief en fiscaal dienstverlener mag worden verwacht.
8.2 Alle verbintenissen van Boekhoudheld zijn inspanningsverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk een concreet resultaat is toegezegd.
8.3 Boekhoudheld bepaalt, met inachtneming van de Overeenkomst, op welke wijze en door welke medewerker werkzaamheden worden uitgevoerd en mag derden of softwareleveranciers inschakelen voor de uitvoering van onderdelen van de dienstverlening.
8.4 Genoemde uitvoerings- en reactietermijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk een fatale termijn is overeengekomen.
8.5 Boekhoudheld mag redelijke wijzigingen aanbrengen in de wijze van dienstverlening, gebruikte systemen of werkprocessen indien dit nodig is voor efficiency, kwaliteit, continuïteit, veiligheid, wet- en regelgeving of vervanging van software, mits de kern van de overeengekomen Dienst daardoor niet wezenlijk wordt aangetast.
Artikel 9 — Betaling, vooruitbetaling en automatische incasso
9.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, factureert Boekhoudheld periodieke pakketvergoedingen per kwartaal vooruit. Bij aanvang gedurende een lopend kwartaal kan Boekhoudheld de eerste periode naar rato of voor een afwijkende eerste periode factureren. Daarna vindt facturering telkens voorafgaand aan de volgende periode van drie maanden plaats.
9.2 De eerste vooruitbetaling dient te zijn ontvangen vóórdat Boekhoudheld gehouden is met de reguliere dienstverlening aan te vangen. Voor opvolgende kwartalen dient betaling uiterlijk op de op de factuur vermelde vervaldatum te zijn ontvangen.
9.3 Betaling vindt plaats via automatische incasso, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Opdrachtgever draagt zorg voor voldoende saldo en een geldige incassomachtiging en geeft wijzigingen in bankgegevens tijdig door.
9.4 Indien een automatische incasso mislukt of wordt teruggedraaid als gevolg van onvoldoende saldo, een geblokkeerde of opgeheven rekening, een ingetrokken machtiging, een handmatige stornering door Opdrachtgever of een andere aan Opdrachtgever toe te rekenen oorzaak, wordt dit geregistreerd als een mislukte incasso.
9.5 De eerste drie mislukte incasso’s binnen een aaneengesloten periode van twaalf maanden leiden niet tot afzonderlijke kosten op grond van dit artikel. Vanaf de vierde mislukte incasso binnen die periode is Boekhoudheld gerechtigd voor iedere daaropvolgende mislukte incasso € 20,00 exclusief btw aan administratiekosten in rekening te brengen. Deze vergoeding geldt niet indien de mislukte incasso aantoonbaar het gevolg is van een fout van Boekhoudheld.
9.6 Indien Opdrachtgever niet tijdig betaalt en betaling ook na een betalingsherinnering uitblijft, is Boekhoudheld gerechtigd de vordering ter incasso over te dragen aan een incassobureau. De buitengerechtelijke incassokosten en overige redelijke kosten die met de inning van de vordering samenhangen, komen voor rekening van Opdrachtgever voor zover deze rechtens op Opdrachtgever kunnen worden verhaald. Indien betaling vervolgens uitblijft, behoudt Boekhoudheld zich het recht voor de vordering over te dragen aan een gerechtsdeurwaarder en/of ter beoordeling aan de bevoegde rechter voor te leggen. De daarmee samenhangende deurwaarders-, proces- en executiekosten komen voor rekening van Opdrachtgever voor zover deze volgens de wet of een rechterlijke uitspraak op Opdrachtgever kunnen worden verhaald.
9.7 Een klacht, discussie over de hoeveelheid verrichte werkzaamheden of de omstandigheid dat Opdrachtgever tijdelijk of structureel geen omzet, transacties of administratie heeft, schort de betalingsverplichting niet op. Een verminderd of ontbrekend gebruik van de Dienst geeft geen recht op restitutie, korting of opschorting van de periodieke vergoeding zolang de Overeenkomst niet rechtsgeldig is beëindigd.
9.8 Het niet aanleveren van administratie, het niet reageren op berichten, het tijdelijk stilleggen van de onderneming of het staken van ondernemingsactiviteiten geldt niet als opzegging en doet de betalingsverplichtingen uit de Overeenkomst niet vervallen.
Artikel 10 — Opschorting bij betalingsachterstand
10.1 Indien een vooruitbetalingsfactuur niet uiterlijk op de vervaldatum is voldaan, is Boekhoudheld niet gehouden de werkzaamheden voor de betreffende periode aan te vangen of voort te zetten totdat alle opeisbare bedragen volledig zijn ontvangen. Boekhoudheld mag in dat geval de dienstverlening geheel of gedeeltelijk opschorten.
10.2 Onder opschorting valt onder meer het niet verwerken van administratie, het niet voorbereiden of indienen van btw-, inkomstenbelasting- of vennootschapsbelastingaangiften, het niet opstellen van jaarstukken of rapportages en het niet uitvoeren van overige overeengekomen werkzaamheden.
10.3 Boekhoudheld stelt Opdrachtgever zo spoedig mogelijk op de hoogte van de opschorting. De Overeenkomst blijft tijdens de opschorting bestaan en alle periodieke en overige betalingsverplichtingen blijven doorlopen. Niet-betaling vormt op zichzelf geen opzegging of beëindiging van de Overeenkomst.
10.4 Na volledige betaling hervat Boekhoudheld de werkzaamheden binnen een redelijke termijn en rekening houdend met de bestaande werkplanning. Betaling na de vervaldatum geeft geen garantie dat eerder geplande fiscale of andere deadlines nog kunnen worden gehaald.
10.5 Indien door de opschorting achterstanden ontstaan en aanvullende werkzaamheden nodig zijn om het dossier weer actueel te maken, mogen deze werkzaamheden als Meerwerk in rekening worden gebracht.
10.6 Boekhoudheld is niet aansprakelijk voor nadelige gevolgen van een rechtmatige opschorting wegens betalingsachterstand, voor zover deze gevolgen aan de betalingsachterstand of het uitblijven van betaling zijn toe te rekenen.
Artikel 11 — Aansprakelijkheid
11.1 Boekhoudheld is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Diensten.
11.2 De totale aansprakelijkheid van Boekhoudheld per gebeurtenis of samenhangende reeks gebeurtenissen is beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende Diensten aan Boekhoudheld heeft betaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
11.3 Boekhoudheld is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie en reputatieschade.
11.4 Boekhoudheld is niet aansprakelijk voor schade of fiscale nadelen die voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of te late aanlevering door Opdrachtgever, het niet of te laat reageren op vragen of goedkeuringsverzoeken, het niet naleven van een aanleverdeadline, het niet controleren van een concept of het verstrekken van onjuiste instructies.
11.5 Boekhoudheld is evenmin aansprakelijk voor gevolgen die voortvloeien uit wijzigingen in wet- en regelgeving, beleid of uitvoeringspraktijk nadat de betreffende werkzaamheden zijn verricht, of uit storingen, vertragingen of beslissingen van de Belastingdienst of andere externe instanties waarop Boekhoudheld geen invloed kan uitoefenen.
11.6 Iedere aanspraak op schadevergoeding dient zo spoedig mogelijk na ontdekking schriftelijk aan Boekhoudheld te worden gemeld. Een rechtsvordering vervalt twaalf maanden nadat Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van Boekhoudheld, voor zover een dergelijke vervaltermijn rechtsgeldig kan worden overeengekomen.
Artikel 12 — Geheimhouding, gegevensverwerking en digitale systemen
12.1 Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst ontvangen als vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor zover nodig voor de uitvoering van de Overeenkomst of ter voldoening aan wettelijke verplichtingen.
12.2 Boekhoudheld verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig haar privacyverklaring en de toepasselijke privacywetgeving.
12.3 Boekhoudheld mag voor de uitvoering van de Diensten gebruikmaken van derden, waaronder boekhoudsoftware, cloudopslag, communicatie-, ondertekenings- en fiscale systemen. Voor zover vereist worden met deze partijen passende afspraken over gegevensverwerking gemaakt.
12.4 Opdrachtgever draagt zorg voor zorgvuldig gebruik van accounts, wachtwoorden en toegangsgegevens en meldt een vermoeden van misbruik, onbevoegde toegang of een beveiligingsincident onverwijld aan Boekhoudheld.
Artikel 13 — Cliëntenonderzoek, Wwft en wettelijke medewerking
13.1 Voor zover Boekhoudheld op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), sanctiewetgeving of andere regelgeving tot cliëntenonderzoek of andere controles verplicht is, verstrekt Opdrachtgever op eerste verzoek tijdig alle benodigde identificatie-, UBO-, vertegenwoordigings-, herkomst- en overige relevante gegevens.
13.2 Boekhoudheld is gerechtigd de aanvang of voortzetting van de dienstverlening op te schorten zolang het vereiste cliëntenonderzoek niet naar behoren kan worden afgerond of zolang Opdrachtgever noodzakelijke informatie niet verstrekt.
13.3 Indien Boekhoudheld op grond van wet- of regelgeving verplicht is een zakelijke relatie niet aan te gaan, te beëindigen, een transactie niet uit te voeren of informatie aan een bevoegde instantie te verstrekken, is Boekhoudheld gerechtigd daaraan uitvoering te geven. Boekhoudheld hoeft Opdrachtgever niet te informeren voor zover een wettelijke geheimhoudings- of mededelingsbeperking daaraan in de weg staat.
Artikel 14 — Bewaarplicht, dossier en overdracht
14.1 Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van zijn administratie en voor het bewaren van relevante gegevens na beëindiging of staking van de onderneming.
14.2 Na beëindiging van de Overeenkomst draagt Opdrachtgever er zelf zorg voor dat hij tijdig relevante gegevens en documenten uit het Portaal downloadt of deze laat overdragen aan een opvolgend dienstverlener.
14.3 Boekhoudheld is niet gehouden toegang tot het Portaal of andere digitale omgevingen na beëindiging onbeperkt beschikbaar te houden.
14.4 Boekhoudheld verleent op verzoek redelijke medewerking aan overdracht van een dossier aan een opvolgend dienstverlener. Werkzaamheden die met een dergelijke overdracht samenhangen en buiten de reguliere beëindiging vallen, mogen als Aanvullende Dienst worden gefactureerd.
14.5 Indien na beëindiging van de Overeenkomst een administratiedomein bij de softwareleverancier reeds is afgesloten en op verzoek van Opdrachtgever, een opvolgend dienstverlener of een bevoegde instantie opnieuw gegevens uit dat afgesloten domein moeten worden geraadpleegd, heropend, geëxporteerd of opgevraagd, brengt Boekhoudheld hiervoor € 275,00 exclusief btw per administratiedomein in rekening. Dit bedrag betreft de kosten die de softwareleverancier voor het opnieuw beschikbaar stellen of raadplegen van een afgesloten domein aan Boekhoudheld in rekening brengt en die Boekhoudheld aan Opdrachtgever doorbelast.
Artikel 15 — Intellectuele eigendom
15.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op door Boekhoudheld ontwikkelde modellen, formats, werkwijzen, checklists, rapportages, teksten en andere materialen blijven bij Boekhoudheld of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
15.2 Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief gebruiksrecht voor het normale gebruik binnen zijn eigen onderneming en voor het doel waarvoor het betreffende document of materiaal is verstrekt.
Artikel 16 — Overmacht
16.1 Boekhoudheld is niet gehouden tot nakoming van een verplichting zolang nakoming wordt verhinderd door een omstandigheid die niet aan Boekhoudheld kan worden toegerekend.
16.2 Onder overmacht vallen mede, voor zover buiten de redelijke invloedssfeer van Boekhoudheld: ernstige storingen bij software- of cloudleveranciers, uitval van datacommunicatie, langdurige storingen bij de Belastingdienst of andere overheidsdiensten, cyberincidenten, stroomstoringen, brand, overheidsmaatregelen, stakingen en langdurige uitval van essentiële medewerkers.
16.3 Duurt een overmachtsituatie langer dan zestig dagen en kan uitvoering redelijkerwijs niet worden voortgezet, dan mag ieder van partijen de daardoor getroffen werkzaamheden of de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtigheid wegens de beëindiging zelf.
Artikel 17 — Klachten
17.1 Klachten over de uitvoering van de Diensten worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen dertig dagen na ontdekking schriftelijk aan Boekhoudheld gemeld, onder een zo volledig mogelijke omschrijving van de klacht.
17.2 Een klacht schort de betalingsverplichting niet op, tenzij Boekhoudheld schriftelijk anders bevestigt.
17.3 Boekhoudheld reageert binnen een redelijke termijn op een klacht en spant zich in om de klacht zorgvuldig te onderzoeken en waar mogelijk tot een oplossing te komen.
Artikel 18 — Wijziging en slotbepalingen
18.1 Boekhoudheld mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig dagen vóór inwerkingtreding bekendgemaakt via e-mail, het Portaal of de website, tenzij een wijziging onmiddellijk nodig is door wet- of regelgeving of een wijziging uitsluitend in het voordeel van Opdrachtgever is.
18.2 Indien een wijziging van deze Algemene Voorwaarden Opdrachtgever wezenlijk in zijn nadeel raakt, mag Opdrachtgever de Overeenkomst schriftelijk beëindigen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt, tenzij de wijziging noodzakelijk is vanwege dwingende wet- of regelgeving. Een jaarlijkse indexering of tariefaanpassing overeenkomstig artikel 5.10 wordt voor de toepassing van dit artikel niet aangemerkt als een wijziging van de Algemene Voorwaarden die Opdrachtgever wezenlijk in zijn nadeel raakt en geeft op zichzelf geen aanvullend of tussentijds opzeggingsrecht buiten de overeengekomen opzegregeling.
18.3 Indien een bepaling van de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling zoveel mogelijk door een geldige bepaling die doel en strekking daarvan benadert.
18.4 Het feit dat Boekhoudheld een recht of bevoegdheid niet onmiddellijk uitoefent, betekent niet dat zij daarvan afstand doet.
Artikel 19 — Toepasselijk recht en bevoegde rechter
19.1 Op de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
19.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.