Wat is een online boekhouder?

Hoe het loopt

1. Intake. Je situatie in kaart brengen, de machtiging regelen en de omgeving inrichten.
2. Koppelen. Je zakelijke rekening wordt gekoppeld, zodat mutaties automatisch binnenkomen.
3. Aanleveren. Bonnen leg je vast met een foto; facturen die per mail binnenkomen stuur je rechtstreeks door.
4. Verwerken. Documenten worden herkend, geboekt en aan de bankmutaties gekoppeld.
5. Terugkoppelen. Je ziet je cijfers en openstaande posten in het portaal; rond elke aangifte krijg je het concept ter goedkeuring.

De dienst zelf staat beschreven op boekhouding uitbesteden. Bij Boekhoudheld werken we in Nmbrs Accounting (voorheen Yuki). Dat pakket is het kanaal: jij ziet je omzet, je documenten en je vragen op één plek, wij zien wat er binnenkomt en wat er nog ontbreekt.

Wat het oplevert

• Geen overdrachtsmomenten. Geen map die een keer per kwartaal wordt gebracht, en dus geen stapel die pas achteraf wordt uitgezocht.
• Actuelere cijfers. Omdat de bank meeloopt, zie je gedurende het jaar hoe je ervoor staat in plaats van pas bij de jaarafsluiting.
• Minder zoekwerk. Een bon die je direct fotografeert, raak je niet meer kwijt.
• Locatie doet er niet toe. Je kunt een kantoor kiezen dat bij je past in plaats van een kantoor dat toevallig dichtbij zit.

En wat het niet oplost

Digitaal werken maakt een rommelige administratie niet vanzelf netjes. Als zakelijk en privé door elkaar lopen op één rekening, blijft dat uitzoekwerk. Krijg je je facturen nog op papier binnen, dan moet iemand ze alsnog scannen. En als je liever een gesprek voert dan een bericht stuurt, kan een volledig online kantoor afstandelijk aanvoelen.

Er is ook een praktisch punt: online kantoren verschillen enorm in bereikbaarheid. Sommige werken met een algemeen adres en een ticketsysteem, andere met een vast aanspreekpunt. Dat verschil merk je pas als je ergens mee zit. Vraag er daarom naar in het intakegesprek — zie een goede boekhouder vinden.

Je gegevens

Je administratie bevat persoonsgegevens: van jezelf, van je klanten en eventueel van je personeel. Daarop is de AVG van toepassing. Vraag hoe het kantoor zijn AVG-rol bij de betreffende dienstverlening kwalificeert en welke afspraken daarbij horen. Een verwerkersovereenkomst is nodig wanneer het kantoor als verwerker optreedt; bij andere werkzaamheden kan het kantoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Vier vragen die je gewoon kunt stellen:

• Op welke plek staan de gegevens en wie kan er bij?
• Hoe kwalificeert het kantoor zijn rol onder de AVG, en welke afspraken horen daarbij?
• Hoe is de toegang beveiligd, bijvoorbeeld met tweestapsverificatie?
• Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik overstap of stop?

Vraag daarnaast hoe je bankkoppeling werkt. Een koppeling die alleen mutaties leest is iets anders dan een machtiging waarmee betalingen kunnen worden gedaan.

Voor wie het goed werkt

Online werken past goed bij ondernemers die toch al digitaal factureren, die hun administratie liever niet verzamelen tot het kwartaal om is, en die het niet erg vinden om vragen per bericht te stellen. Het past minder goed bij wie veel papier heeft, of wie juist behoefte heeft aan regelmatig fysiek overleg. Wij zitten in Rotterdam en werken voor ondernemers door heel Nederland; hoe dat praktisch loopt staat per regio uitgelegd bij boekhouder in jouw regio.

Veelgestelde vragen

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van officiële bronnen. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie. Bedragen, termijnen en regels kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de bron of neem contact met ons op.