Overstappen naar een andere boekhouder

Wanneer overstappen het minste werk kost

Is er een acute aanleiding — gemiste aangiften, geen contact meer, een aanslag die niet klopt — dan weegt snelheid zwaarder dan de netste knip. Wacht in dat geval niet op 1 januari.

Wat je moet opvragen

• De volledige administratie in een bruikbaar, uitleesbaar formaat: niet alleen pdf-rapporten maar ook de onderliggende gegevens.
• De jaarstukken van de afgelopen jaren, inclusief de laatste vastgestelde balans.
• De ingediende aangiften en de bijbehorende aanslagen.
• Een specificatie van de balansposten: welke debiteuren, crediteuren en btw-posities zitten er precies in.
• Bij een BV: de jaarrekeningen zoals gedeponeerd en de notulen van de aandeelhoudersbesluiten.
• Correspondentie met de Belastingdienst die nog loopt.

Wat een nieuw kantoor per maand kost, staat op de tarievenpagina. Dat vierde punt is het belangrijkste en wordt het vaakst vergeten. Een balanspost van €4.000 aan "overige vorderingen" zonder specificatie is bij het volgende boekjaar niet meer te verklaren, en verdwijnt dan meestal via het resultaat — wat fiscaal niet klopt.

Machtigingen en lopende aangiften

Welke aangiften er in de tussentijd doorlopen, staat in welke aangiften moet je doen en wanneer. Om namens jou aangifte te doen en gegevens in te zien, heeft een kantoor een machtiging nodig. Bij een overstap moet die worden overgezet. Spreek expliciet af wie de aangifte doet over het lopende tijdvak: dat is de klassieke plek waar iets tussen wal en schip valt, met een verzuimboete als gevolg.

Loopt er beconuitstel via je oude kantoor, meld dat dan bij beide kantoren. De oude adviseur moet voormalige klanten waarvoor hij de aangifte niet meer verzorgt afmelden. De nieuwe fiscaal dienstverlener kan reeds verleend uitstel onder voorwaarden overhevelen naar zijn eigen uitstellijst. Dat gebeurt niet automatisch.

Checklist

1. Lees je voorwaarden. Opzegtermijn, opzegmoment en wat je meekrijgt.
2. Zeg schriftelijk op en vraag om een bevestiging met datum.
3. Vraag het dossier op volgens de lijst hierboven.
4. Laat de beginbalans controleren door je nieuwe kantoor, vóórdat er wordt geboekt.
5. Zet de machtigingen over en leg vast wie de lopende aangiften doet.
6. Bewaar het oude dossier zelf. Je bewaarplicht blijft bij jou liggen, ook voor jaren die een ander kantoor heeft gedaan.

Hoe lang het duurt

Hoe snel een overstap rond is, hangt niet zozeer af van het nieuwe kantoor. Bepalend zijn vier dingen: hoe compleet het dossier is, hoe snel je oude kantoor reageert, hoe het overzetten van de machtigingen verloopt en welke aangiftedeadlines er in de tussentijd vallen. Vraag daarom meteen bij de opzegging om de stukken, in plaats van te wachten tot de opzegtermijn is verstreken.

Een beginbalans die niet aansluit vraagt eerst uitzoekwerk voordat er geboekt kan worden. Valt er op korte termijn een aangiftedeadline, spreek dan expliciet af wie die aangifte doet.

Als er een achterstand ligt

Soms is de reden van de overstap juist dat het is blijven liggen. Dan is er eerst herstelwerk nodig: ontbrekende tijdvakken bijwerken, aangiften alsnog indienen, eventueel suppleren. Dat is een apart traject met een eigen prijs, dat we vooraf vaststellen. Zie achterstallige administratie.

Veelgestelde vragen

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van officiële bronnen. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie. Bedragen, termijnen en regels kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de bron of neem contact met ons op.