Achterstallige administratie laten wegwerken

Hoe het meestal is ontstaan

Loopt het vooral vast op de btw, kijk dan ook bij btw-aangifte laten verzorgen. Bijna niemand besluit om zijn administratie te laten versloffen. Het gaat sluipend. Een druk jaar, een boekhouder die ermee stopte, een periode van ziekte, of een eerste aanmaning die je opzij legde omdat je even geen tijd had. Daarna wordt de stapel groter en de drempel hoger. We zeggen dit niet om je gerust te stellen, maar omdat het uitmaakt voor de aanpak: hoe langer er niets is gebeurd, hoe belangrijker het is om eerst te kijken wat er precies mist voordat er één boeking wordt gemaakt.

De herstelroute

1. Inventarisatie. We zetten op een rij welke boekjaren en tijdvakken open staan, welke aangiften ontbreken en of er al aanslagen of boetes zijn opgelegd. Ook kijken we of er ambtshalve aanslagen liggen die op een schatting zijn gebaseerd.
2. Stukken verzamelen. Bankmutaties zijn de ruggengraat: daar komt vrijwel alles in terug. Wat ontbreekt vullen we aan met kopiefacturen bij leveranciers en met de gegevens die de Belastingdienst zelf al heeft.
3. Reconstrueren. Per jaar de administratie opnieuw opbouwen, tot balans en resultaat aansluiten. Wat niet te onderbouwen is, benoemen we in plaats van het aan te vullen.
4. Aangiften rechtzetten. Ontbrekende aangiften alsnog indienen en te veel of te weinig aangegeven btw corrigeren. Boven de €1.000 gaat dat via een suppletie; daaronder mag het in de eerstvolgende aangifte.
5. Afspraken met de Belastingdienst. Is er een betaalprobleem, dan kijken we welke route openstaat: dat verschilt per belastingsoort en per situatie. Klopt een geschatte aanslag niet, dan kunnen we een bezwaar onderbouwen. Beide zijn aanvullende diensten naast het abonnement.
6. Doorpakken. Vanaf het eerste schone tijdvak loopt je administratie mee in het reguliere ritme.

Waarom uitstellen duurder wordt

• Verzuimboetes stapelen per gemiste aangifte, niet per jaar.
• Blijft een aangifte uit, dan legt de Belastingdienst zelf een aanslag op met een geschat bedrag. Maak je daar bezwaar tegen, dan moet jíj met bewijsstukken overtuigend aantonen dat het bedrag lager hoort te zijn. Die omgekeerde bewijslast is wettelijk vastgelegd.
• Over bij te betalen bedragen loopt belastingrente door.
• Hoe ouder de periode, hoe minder er nog te reconstrueren valt. Bankafschriften blijven, maar de bon van een uitgave van drie jaar geleden vaak niet.
• Je bent wettelijk verplicht je administratie zeven jaar te bewaren — voor gegevens over onroerende zaken zelfs tien jaar. Een achterstand betekent meestal ook dat die bewaarplicht niet op orde is.

Overgenomen administratie die niet aansluit

Een variant die we regelmatig zien: de administratie is wel bijgehouden, maar klopt niet. De beginbalans sluit niet aan op het vorige jaar, er staan posten op de balans die niemand meer kan verklaren, of de btw op de balans wijkt af van wat er is aangegeven. Dat is technisch iets anders dan een achterstand en vraagt om herstelwerk in plaats van inhaalwerk. Ook dat doen we op maat; zie ook overstappen naar een andere boekhouder.

Veelgestelde vragen

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van officiële bronnen. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie. Bedragen, termijnen en regels kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de bron of neem contact met ons op.