Btw-aangifte doen als zzp'er

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

De Belastingdienst bepaalt of je per maand, kwartaal of jaar aangifte doet. De meeste kleine ondernemers doen per kwartaal aangifte.

Doe je per kwartaal of maand aangifte, dan moeten de aangifte én betaling uiterlijk op de laatste dag van de volgende maand binnen zijn. Voor het eerste kwartaal is dat bijvoorbeeld 30 april. Bij jaaraangifte geldt doorgaans vóór 1 april van het volgende jaar. Controleer altijd de persoonlijke deadline in Mijn Belastingdienst Zakelijk en de uitleg van de Belastingdienst over de uiterste aangiftedatum.

Let op: op tijd overmaken is niet genoeg. Het geld moet uiterlijk op de deadline op de rekening van de Belastingdienst staan. Houd rekening met verwerkingstijd van de bank. Zie btw op tijd betalen.

Wat heb je nodig?

• verkoopfacturen uit het aangiftetijdvak;
• inkoopfacturen en bonnen;
• bankmutaties en kastransacties;
• creditnota's;
• informatie over privégebruik;
• buitenlandse verkopen en inkopen;
• verlegde btw;
• eventuele correcties uit eerdere tijdvakken.

Een bankbetaling alleen is geen vervanging voor een geldige factuur. Voor aftrek van voorbelasting moet je voldoen aan de factuureisen en moet de aankoop voor belaste bedrijfsactiviteiten zijn gebruikt.

Twee situaties wijken af van het standaardritme: de kleineondernemersregeling (KOR) en een betalingsregeling voor de btw. In beide gevallen blijft de aangifteplicht bestaan zolang je niet bent afgemeld.

Stap 1: controleer je omzet

Splits omzet naar de juiste categorie, bijvoorbeeld 21%, 9%, 0%, vrijgesteld, binnenlandse verlegging of buitenlandse prestaties. Controleer factuurdatum, creditnota's en het tijdvak waarin de omzet hoort.

Stap 2: controleer de voorbelasting

Voorbelasting is btw op zakelijke inkopen die je volgens de regels mag aftrekken. Niet alle btw is aftrekbaar. Beperkingen kunnen gelden bij vrijgestelde omzet, privégebruik, horeca-uitgaven of gemengd gebruik. Lees de actuele regels van de Belastingdienst over aftrek van btw.

Stap 3: vul de juiste rubrieken in

Veelgebruikte rubrieken zijn:

• 1a: leveringen en diensten belast met het hoge tarief;
• 1b: leveringen en diensten belast met het lage tarief;
• 1e: leveringen en diensten belast met 0% of niet bij jou belast;
• 2a: leveringen of diensten waarbij btw naar jou is verlegd;
• 3 en 4: internationale prestaties en verwervingen;
• 5b: voorbelasting.

Verlegde btw kan betekenen dat je btw aangeeft én, voor zover aftrekbaar, als voorbelasting verwerkt. Zet buitenlandse facturen daarom niet automatisch alleen onder kosten.

Stap 4: voer controles uit

Controleer vóór verzending:

• sluit omzet aan op verkoopadministratie?
• sluiten kosten en voorbelasting aan op facturen?
• zijn creditnota's verwerkt?
• staan buitenlandse transacties in de juiste rubriek?
• is privégebruik gecorrigeerd?
• wijkt het saldo opvallend af van eerdere kwartalen?

Stap 5: verstuur en betaal apart

Na verzending ontvang je een bevestiging en betalingskenmerk. Het indienen van de aangifte schrijft het bedrag niet automatisch af. Betaal het juiste bedrag met het juiste kenmerk en controleer of de Belastingdienst het tijdig heeft ontvangen.

Geen omzet? Vaak toch aangifte doen

Staat er een aangifte klaar maar had je geen omzet en geen aftrekbare btw, dien dan een nihilaangifte in. Niets doen kan een naheffingsaanslag en boete opleveren.

Fout ontdekt na verzending

Een kleine correctie mag onder voorwaarden in een volgende aangifte worden verwerkt. Voor grotere correcties gebruik je een suppletie. Controleer de actuele grens en procedure bij de Belastingdienst over btw corrigeren.

Veelgemaakte fouten

• btw aftrekken zonder correcte factuur;
• betaalde bedragen inclusief btw als omzet invullen;
• privé-uitgaven als zakelijk behandelen;
• btw bij buitenlandse diensten overslaan;
• omzet en betaling verwarren;
• aangifte verzenden maar niet betalen;
• wachten op betaling van een klant terwijl het factuurstelsel geldt;
• een fout laten staan zonder suppletie.

Veelgestelde vragen