Wanneer heb je eHerkenning nodig?
Rechtspersonen en samenwerkingsverbanden, zoals een bv of vof, gebruiken voor Mijn Belastingdienst Zakelijk doorgaans eHerkenning. Ook andere organisaties, zoals UWV, gemeenten en pensioenuitvoerders, kunnen eHerkenning gebruiken.
Een ondernemer met een eenmanszaak heeft een keuze: inloggen bij Mijn Belastingdienst Zakelijk kan volgens de Belastingdienst met DigiD of eHerkenning. DigiD is persoonlijk en vaak al beschikbaar; eHerkenning kan handiger zijn als medewerkers of een tussenpersoon namens de onderneming verschillende diensten moeten gebruiken.
Bekijk de actuele mogelijkheden op de pagina zo werkt eHerkenning bij de Belastingdienst.
Welk betrouwbaarheidsniveau moet je kiezen?
eHerkenning kent verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Hoe gevoeliger de gegevens of handeling, hoe hoger het vereiste niveau. Voor Mijn Belastingdienst Zakelijk wordt in de regel EH3 gebruikt. Koop niet automatisch het goedkoopste middel: met een te laag niveau krijg je geen toegang tot de gewenste dienst.
Controleer ook of je een specifieke dienstmachtiging nodig hebt. Een middel op het juiste niveau geeft niet vanzelf toegang tot iedere online dienst. De leverancier laat tijdens de aanvraag kiezen voor welke organisatie en dienst je gemachtigd wordt.
De Belastingdienst legt op eHerkenning aanvragen uit welke situaties en inlogmiddelen van toepassing zijn.
eHerkenning aanvragen in zes stappen
- Bepaal de dienst. Noteer waar je wilt inloggen, bijvoorbeeld Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Controleer niveau en machtiging. Voor veel fiscale diensten is EH3 nodig, maar volg de actuele eis van de dienst.
- Kies een erkende leverancier. De overheid verstrekt eHerkenning niet zelf. Vergelijk prijs, looptijd, ondersteuning en aanvullende kosten.
- Verzamel gegevens. Denk aan KVK-nummer, gegevens van de wettelijk vertegenwoordiger en de persoon die het middel gaat gebruiken.
- Doorloop de identificatie. De leverancier controleert identiteit en bevoegdheid. De precieze procedure verschilt per leverancier en niveau.
- Activeer middel en machtiging. Test daarna de toegang tot de gekozen dienst en leg intern vast wie welke machtiging heeft.
Gebruik alleen leveranciers die in het officiële leveranciersoverzicht van eHerkenning staan.
Hoe lang duurt de aanvraag?
De doorlooptijd hangt af van de leverancier, rechtsvorm, bevoegdheidsstructuur en volledigheid van de aanvraag. Bij meerdere bestuurders of afwijkende bevoegdheden kan extra controle nodig zijn. Vraag het middel daarom ruim vóór een aangifte- of betaaldatum aan. Een aanvraag in behandeling schort een fiscale deadline niet automatisch op.
Wat kost eHerkenning?
De prijs wordt bepaald door de leverancier, het betrouwbaarheidsniveau, de looptijd en eventuele machtigingen. De Belastingdienst verkoopt het middel niet. Prijzen kunnen wijzigen, dus vergelijk actuele offertes in plaats van een vast bedrag uit een verouderd artikel over te nemen.
Voor organisaties die eHerkenning uitsluitend nodig hebben om belastingaangifte te doen, kan onder voorwaarden een compensatieregeling bestaan. De doelgroep en voorwaarden kunnen veranderen. Controleer daarom de actuele informatie op de aanvraagpagina van de Belastingdienst en bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland voordat je op een vergoeding rekent.
Zelf aanvragen of de boekhouder machtigen?
eHerkenning is persoonsgebonden: deel geen gebruikersnaam, wachtwoord of authenticatiemiddel. Wil je dat een boekhouder of fiscaal dienstverlener werkzaamheden uitvoert, regel dan een passende machtiging. Voor belastingzaken kan een intermediair daarnaast met eigen voorzieningen en machtigingen werken.
Maak intern minimaal deze afspraken:
- wie beheerder van de eHerkenning-middelen is;
- welke medewerker toegang heeft tot welke dienst;
- wanneer machtigingen worden ingetrokken;
- hoe vervanging bij ziekte of vertrek is geregeld;
- wie controleert of aangiften en betalingen daadwerkelijk zijn verzonden.
Veelgemaakte fouten
- eHerkenning rechtstreeks bij de Belastingdienst proberen te kopen;
- een te laag betrouwbaarheidsniveau selecteren;
- geen juiste dienstmachtiging toevoegen;
- één persoonlijk middel met collega's delen;
- te laat beginnen en daardoor een aangiftedeadline missen;
- het middel van een vertrokken medewerker actief laten;
- aannemen dat eHerkenning de boekhouder automatisch toegang geeft.
Veelgestelde vragen
Kan ik eHerkenning met DigiD aanvragen?
De identificatieprocedure wordt door de gekozen leverancier uitgevoerd. DigiD en eHerkenning zijn verschillende inlogmiddelen. Als eigenaar van een eenmanszaak kun je voor bepaalde diensten van Mijn Belastingdienst Zakelijk rechtstreeks DigiD gebruiken.
Heeft iedere medewerker een eigen eHerkenning nodig?
Ja, het middel is persoonlijk. Geef iedere bevoegde gebruiker een eigen middel en passende machtigingen. Deel geen inloggegevens.
Kan mijn boekhouder mijn eHerkenning gebruiken?
Deel je persoonlijke middel niet. Regel een machtiging of laat de intermediair via de daarvoor bedoelde voorzieningen werken.
Werkt EH3 voor alle overheidsdiensten?
Niet automatisch. Naast het niveau moet de betreffende dienst eHerkenning accepteren en moet je voor die dienst gemachtigd zijn. Controleer dit vóór aankoop.