De Belastingdienst en jij als zzp'er

1. Inschrijven en de nummers die je krijgt

Je schrijft je in bij de KVK. Die geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, die vervolgens beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw. Let op dat dit twee verschillende beoordelingen zijn: ondernemer zijn voor de omzetbelasting is iets anders dan ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting. Het komt voor dat je het eerste wel bent en het tweede niet.

Dat laatste punt wordt vaak onderschat. Bij een eenmanszaak bestaat er geen aparte belastingplichtige naast jou. De winst van je onderneming is jouw inkomen en loopt via jouw aangifte inkomstenbelasting.

2. Correspondentie: waar de post landt

Een deel van de communicatie gaat per brief, een deel digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De aangiftebrief die je aan het begin van het jaar krijgt is de belangrijkste: daarin staat over welke tijdvakken je btw-aangifte moet doen en wat de uiterste data zijn. Gooi die niet weg.

Laat je je administratie door een kantoor verzorgen, dan is een machtiging nodig om namens jou aangiften in te dienen en gegevens in te zien. Dat betekent niet dat de post naar hen gaat: veel correspondentie blijft gewoon bij jou binnenkomen, en juist daar gaat het in de praktijk mis. Een brief die drie weken op de keukentafel ligt, is een brief waar niemand op reageert.

3. Betalen en terugkrijgen

Geld loopt twee kanten op. Je betaalt op basis van aanslagen en aangiften; je krijgt terug bij een teruggaaf, bijvoorbeeld als je meer btw hebt betaald dan ontvangen. Elke betaling heeft een eigen betalingskenmerk, en dat kenmerk is niet uitwisselbaar tussen aanslagen.

Kun je een aanslag niet betalen, dan bestaan er mogelijkheden voor uitstel of een betalingsregeling, maar de voorwaarden verschillen per situatie en per belastingsoort. Voor btw en loonheffingen, die je op aangifte afdraagt, kun je pas om uitstel vragen zodra er een naheffingsaanslag ligt. Niets doen is in elk geval de slechtste optie: dan volgt invordering, en daar komen kosten bij. Wij kunnen je desgewenst afzonderlijk ondersteunen bij zo'n verzoek; dat is aanvullend werk naast het abonnement en staat op de tarievenpagina.

4. De voorlopige aanslag

Bij loondienst houdt je werkgever elke maand loonheffing in. Als zzp'er gebeurt dat niet: je krijgt je omzet bruto binnen en rekent achteraf af. De voorlopige aanslag is het instrument dat dat gat dicht. Je betaalt gedurende het jaar in termijnen op basis van een schatting van je winst, en bij de definitieve aanslag wordt verrekend.

Verandert je winst flink, dan is het verstandig die schatting bij te stellen in plaats van af te wachten. Hoe dat werkt en wat het met belastingrente te maken heeft, staat in het artikel over de voorlopige aanslag.

5. Wijzigingen doorgeven

• Adres of contactgegevens. Loopt via de KVK, die het doorgeeft.
• Je activiteiten. Ga je iets wezenlijk anders doen, dan kan dat gevolgen hebben voor je btw-behandeling.
• Rechtsvorm. Word je een vof of een BV, dan verandert je hele fiscale positie.
• Stoppen. Sta je ingeschreven bij de KVK, dan schrijf je je daar uit; de KVK geeft dat door aan de Belastingdienst. Blijf openstaande aangiften intussen gewoon indienen, totdat je bevestiging hebt dat de betrokken nummers zijn afgevoerd.
• Buitenlandse klanten of leveranciers. Ga je over de grens leveren of inkopen, dan verandert er iets aan je btw-verplichtingen.

6. Bewaren: zeven jaar, soms tien

De wettelijke bewaartermijn is zeven jaar. Gaat het om onroerende zaken, dan wordt dat tien jaar. De termijn begint pas te lopen als een gegeven zijn actuele waarde verliest: een leasecontract van vier jaar bewaar je dus die vier jaar plus zeven.

Digitaal bewaren mag, en is in de praktijk verstandiger dan een doos op zolder. Voorwaarde is wel dat de administratie binnen redelijke termijn controleerbaar is: de samenhang tussen factuur, boeking en bankmutatie moet terug te vinden zijn.

Veelgestelde vragen

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van officiële bronnen. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie. Bedragen, termijnen en regels kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de bron of neem contact met ons op.