Boekhouder voor freelancers

Wat dit werkpatroon betekent

Bij een vaste opdrachtgever loopt alles gelijkmatig. Bij freelancewerk niet, en dat heeft vier gevolgen die je terugziet in je administratie.

• Facturen op de rand van een tijdvak. Rond je een klus af op 28 maart en factureer je in april, dan verschuift je btw naar het volgende kwartaal — maar niet onbeperkt: er geldt een wettelijke uiterste factuurtermijn.
• Verschillende afspraken per opdrachtgever. De een werkt met een portaal en self-billing, de ander wil een factuur per e-mail. Dat maakt je administratie versnipperd als je het niet centraliseert.
• Lange betaaltermijnen. Je draagt btw af over omzet die nog niet binnen is.
• Pieken en dalen. Een goed kwartaal voelt als ruimte, maar een deel ervan is belasting die later komt.

Je voorlopige aanslag

Dit is het punt waarop freelancers het vaakst verrast worden. De voorlopige aanslag is gebaseerd op een schatting, meestal die van je vorige jaar. Bij wisselende inkomsten klopt dat zelden: het ene jaar drie grote opdrachten, het volgende tien kleine.

Betaal je te weinig vooruit, dan volgt een naheffing waarover belastingrente kan worden gerekend. Betaal je te veel vooruit, dan mis je werkkapitaal zonder dat je daar rente voor terugkrijgt. Zien we dat je verwachte winst materieel afwijkt van de schatting, dan bespreken we of aanpassen verstandig is. Het wijzigen kost €75 excl. btw en is een aanvullende dienst. De volledige uitleg staat in de voorlopige aanslag als zzp'er.

Ondernemerschap en het urencriterium

Twee dingen die bij freelancers vaker spelen dan bij anderen. Het eerste is de vraag of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting; dat wordt per situatie beoordeeld en hangt onder meer af van je aantal opdrachtgevers, je zelfstandigheid en het risico dat je loopt.

Het tweede is het urencriterium. Voor de zelfstandigenaftrek moet je in het kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteden, en in beginsel meer tijd aan die onderneming dan aan ander werk. Voor starters geldt op die tweede voorwaarde een uitzondering. Alle uren voor je onderneming tellen mee, dus ook acquisitie en administratie — maar je moet ze kunnen aantonen. Zie inkomstenbelasting voor zzp'ers.

Buitenlandse klanten

Geef je naast je opdrachten ook trainingen of workshops, dan kan er een btw-vrijstelling spelen; dat staat bij coaches en trainers.

Steeds meer freelancers werken voor opdrachtgevers buiten Nederland. Bij B2B-diensten binnen de EU wordt de btw vaak verlegd naar de afnemer en hoort de dienst in je ICP-opgaaf. Lever je juist aan particulieren in andere EU-landen, dan speelt de gezamenlijke drempel van €10.000 en mogelijk de Unieregeling. Laat dit uitzoeken voordat je de eerste factuur stuurt.

Wat wij doen

De volledige administratie, de btw-aangiften, de jaarafsluiting en je aangifte inkomstenbelasting. Er geldt geen limiet op het aantal facturen of bonnen. Werk je in een specifieke hoek, kijk dan ook bij de creatieve sector of ICT en software.

Veelgestelde vragen

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van officiële bronnen. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie. Bedragen, termijnen en regels kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de bron of neem contact met ons op.