Boekhouder voor de horeca
Voor restaurants, cafés en foodconcepten. Kassastromen, twee btw-tarieven door elkaar, voorraad en personeel: dat is de administratie waar wij op zijn ingericht.
- Kassa en bank sluitend
- 9% en 21% correct gesplitst
- Ook salarisadministratie
Kort antwoord
In de horeca draait de administratie om de kas: dagomzet, pin en contant moeten aansluiten op je bank en op je btw-aangifte. Daar komt bij dat je met twee btw-tarieven tegelijk werkt, dat je voorraad je resultaat beïnvloedt en dat vrijwel elke zaak personeel heeft. Wij richten de administratie daarop in en verzorgen de aangiften.
De twee tarieven
| Wat | Tarief |
|---|---|
| Eten en niet-alcoholische dranken | 9% |
| Alcoholhoudende dranken | 21% |
| Logies | 21% vanaf 1 januari 2026 |
De algemene uitleg over btw-tarieven staat in btw-aangifte voor zzp'ers. Die laatste regel is nieuw en raakt hotels, B&B's en horeca met kamers. Het moment van de overnachting bepaalt welk tarief geldt, niet het moment van boeken of betalen. Reserveringen die in 2025 zijn geboekt voor een verblijf in 2026 vallen dus onder het nieuwe tarief.
Praktisch betekent dit dat je kassa de omzet per tarief moet splitsen. Een tafel met eten en wijn levert twee btw-regels op. Doet je kassa dat niet automatisch, dan wordt de aangifte een schatting, en dat is precies wat je bij een controle niet wilt.
Kas, pin en de aansluiting
Werk je met contant geld, dan hoort daar een kasadministratie bij die aansluit op je omzet. De kern is dat er drie dingen op elkaar moeten aansluiten: wat de kassa registreert, wat er aan pin binnenkomt op je bank en wat er contant in de la zit. Wijkt dat af, dan hoort daar een verklaring bij.
- Dagafsluiting draaien en bewaren, met de omzet uitgesplitst per btw-tarief.
- Pinbatches matchen met de bijschrijvingen op je rekening; die lopen vaak een dag achter.
- Contante omzet en kasopnames vastleggen op het moment zelf.
- Verschillen verklaren in plaats van wegboeken.
Voorraad, inkoop en marge
Je resultaat wordt bepaald door je inkoopmarge, en die zie je pas als voorraad en inkoop kloppen. Onverkochte voorraad staat op de balans en gaat pas ten laste van je resultaat als hij verkocht is. Een grote inkoop in december drukt je winst dus niet automatisch.
Daar komt derving bij: bederf, breuk en personeelsconsumpties. Dat is normaal in de horeca, maar het moet wél inzichtelijk zijn, anders is een afwijkende marge niet te verklaren.
Personeel
Draai je daarnaast een salon of beautyzaak, dan speelt een vergelijkbare tariefsplitsing; zie kappers en salons.
Vrijwel elke horecazaak heeft personeel, vaak met wisselende uren en oproepkrachten. Dat betekent een salarisadministratie, aangifte loonheffingen per tijdvak en meestal een cao met eigen regels. Wij verzorgen de salarisadministratie; de opstartkosten en het bedrag per loonstrook staan op de tarievenpagina.
Veelgestelde vragen
Welk btw-tarief geldt in de horeca?
Eten en niet-alcoholische dranken vallen onder het verlaagde tarief van 9%; alcoholhoudende dranken onder 21%. Verstrek je ook logies, let dan op: dat is per 1 januari 2026 verschoven van 9% naar 21%, waarbij het moment van de overnachting bepalend is.
Moet ik een kasadministratie bijhouden?
Ja. Waar contant geld omgaat, ben je verplicht een kasadministratie te voeren die aansluit op je omzet. Een kassasysteem dat de dagomzet per btw-tarief vastlegt, is daarbij geen luxe maar de basis.
Hoe zit het met bezorgplatforms?
Die keren doorgaans netto uit: de commissie is er al af. Voor je administratie heb je de brutoomzet nodig plus de kosten apart, anders klopt je btw niet. Vraag daarom altijd om de periodieke afrekeningen, niet alleen om het bedrag dat is bijgeschreven.
Wat als mijn kassa en mijn bank niet op elkaar aansluiten?
Dat is een signaal dat er iets ontbreekt: een pinbatch, contante omzet of een terugbetaling. Wij zoeken dat uit bij de periodieke afsluiting, maar hoe eerder je het ziet, hoe makkelijker het te verklaren is.
Deze pagina geeft algemene informatie op basis van officiële bronnen. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie. Bedragen, termijnen en regels kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de bron of neem contact met ons op.
Gebruikte bronnen
- Belastingdienst — btw-tarief logies vanaf 1 januari 2026
- Belastingdienst — administratie bijhouden en kasadministratie
- Belastingdienst — personeel en loonheffingen
Peildatum van deze pagina: belastingjaar 2026.
Horeca-administratie uitbesteden?
We kijken eerst naar je kassasysteem en je koppelingen. Daarna weten we wat het kost en wat er beter kan.