De facturen van e-commerce aankopen, waar vind je deze als ondernemer?

Zoals we al eens eerder in onze Kennisbank hebben vermeld, moet een document aan bepaalde voorwaarden voldoen voordat dit document in de ogen van de Belastingdienst een factuur is.
Het is namelijk belangrijk dat je, in het geval van een controle, aan kan tonen wanneer een aankoop is gedaan met de juiste onderbouwing.

Dit kan anders vermoedens van fraude opwekken, en als er één ding is waar wij als accountant en onze klanten het over eens zijn, dan is het dat we dit graag voorkomen!

Toch lukt het niet om bij elke leverancier een volwaardige factuur te ontvangen. In dit artikel gaan we langs e-commerceplatforms waarvan wij merken dat het niet altijd even makkelijk is om een factuur te achterhalen, én waar je eventueel terecht zou kunnen om de factuur te achterhalen.

Het doen van aankopen bij e-commerceplatforms

Het is vaak makkelijker om een aankoop te doen via een e-commerceplatform zoals Bol.com, AliExpress of Amazon, dan dat het is om op zoek te gaan naar een lokale verkoper met een vestiging. Omdat Bol en Amazon echter meer gericht zijn op consumenten dan op ondernemers en AliExpress voornamelijk een doorgeefluik is vanaf producenten, worden facturen niet standaard bijgeleverd. Deze pakken we even als voorbeeld, omdat we deze ondernemingen het vaakst langs zien komen.

Bij Bol.com kan je op deze manier bij je facturen komen:

1. Inloggen
2. Klik rechtsboven bij ‘Welkom <je naam>’ op ‘Facturen betalen
3. Hier vind je een overzicht van de te betalen facturen (‘Te betalen’) en de afgeronde facturen (‘Afgerond’). Klik hier op ‘Afgerond’.
4. Hier vind je een overzicht van alle betaalde of vervallen bestellingen. Klik bij een bestelling op ‘Bekijk details’.
5. Vervolgens kom je in een scherm getiteld ‘Factuurdetails’ en daaronder vind je een knop genaamd ‘Factuur downloaden’.
6. Als je hierop klikt wordt de factuur automatisch gedownload.

Bij AliExpress kan je deze stappen doorlopen:

1. Inloggen - AliExpress raadt aan dit te doen via de webbrowser.
2. Om je bestellingen te bekijken, ga je naar het dashboard van je account en selecteer je 'Mijn bestellingen'. Je krijgt dan een lijst te zien van alle aankopen die je recent hebt gedaan.
3. 'Kies je bestelling': Zoek de bestelling waarvoor je een ontvangstbewijs wilt aanmaken en klik erop om de bestelgegevens te bekijken.
4. 'Vraag een factuur aan': Zoek in de bestelgegevens naar de optie ‘Factuur’ of 'Download factuur'. Deze optie vind je onder het besteloverzicht of onderaan de pagina.

We zien ook langskomen dat derde partijen verwijzen naar AliBilling. Hier zouden we aanraden om mee op te passen gezien deze dienst niet wordt aangeboden door AliExpress zelf en wij lezen dat de ervaringen hiermee niet altijd positief zijn. Het zou bijvoorbeeld ‘neppe’ facturen genereren die niets te maken hebben met je aankoop. En als belangrijkste punt: je moet er ook nog eens voor betalen.

Bij Amazon werkt het als volgt:

1. Inloggen
2. Klik rechtsboven bij ‘Account’ op ‘Bestellingen’
3. Daar kan je klikken op ‘Factuur’ onder het ordernummer.
4. Bovenaan het menuutje dat vervolgens opent staat ‘Print deze pagina voor je eigen administratie’
5. Vervolgens kan je de factuur opslaan of printen.

Deze voorbeelden zien wij vaak langskomen, maar vaak werkt het bij vergelijkbare platforms op dezelfde manier.