Om te beginnen, een ZZP’er of VOF is niet wettelijk niet verplicht om je administratie uit te besteden aan een boekhouder of accountant. De belastingdienst stelt als enige eis dat je administratie deugdelijk en controleerbaar moet zijn. Hierbij dient wel de belangrijke kanttekening te worden gemaakt dat je je administratie (inclusief bonnen, facturen en bankafschriften) 7 jaar(!) moet bewaren.
Valkuilen
Nu we weten dat het hebben van een boekhouder niet wettelijk verplicht is rijst de vraag. Waarom maken zoveel ZZP’ers en VOF’s toch gebruik van een boekhouder? Dat komt omdat je als zelfstandige vaak niet op de hoogte bent van alle regels en eisen omtrent een deugdelijke administratie. Wij zien vaak dat startende ondernemers beginnen met het zelf voeren van de administratie om kosten te besparen. Al gauw lopen ze tegen problemen aan die voorkomen hadden kunnen worden bij het uitbesteden van je administratie aan een boekhouder. Dit zijn meest voorkomende valkuilen waar onze klanten tegenaan zijn gelopen:
Administratie voeren in Excel of een schrift. Klanten stappen vaak over naar een boekhouder nadat ze de administratie in Excel of een schrift hebben proberen bij te houden. Nadelen hiervan zijn dat het vaak onoverzichtelijk oogt en zeer gemakkelijk is om deze kwijt te raken. Het hebben van inzicht in je financiën is van belang om te weten wie wanneer betaalt moet worden en hoeveel belasting je eventueel opzij moet zetten om achteraf niet voor verassingen te komen staan.
Bonnen of facturen kwijt. Dit is de meest voorkomende valkuil. Je administratie moet je volgens de belastingdienst 7 jaar bewaren en wij zien helaas vaak dat in deze periode van 7 jaar ontzettend veel bonnen en facturen verloren gaan. Hetzij dat bonnen na een bepaalde periode onleesbaar zijn, hetzij dat bonnen en facturen op verschillende plekken worden bewaard en op een gegeven moment zoek raken. Zonde als de belastingdienst na 6 jaar toch besluit je administratie te controleren en blijkt dat jij je administratie niet op orde hebt. Het gevolg? Een belastingaanslag met een boete die tot wel 100% van de belastingaanslag kan oplopen!
Verliezen van je administratie. Het risico van het voeren van je eigen administratie is dat je deze kan verliezen. ZZP’ers e VOF’s staan niet altijd stil bij het maken van een back-up van je administratie. Dit wordt des te lastiger als je bonnen en facturen fysiek bewaart. Een verhuizing, brand, diefstal van laptop, crashen van de harde schijf of simpelweg vergeten waar je bonnen en facturen hebt bewaart zijn allemaal manieren om je administratie te verliezen. De belastingdienst is echter onverbiddelijk met als gevolg dat je mogelijk tienduizenden euro’s moet terugbetalen.
Te laat indienen van de BTW aangifte. Naast het voeren en bewaren van je administratie moet je ook elk kwartaal je BTW aangifte indienen. Wij hoeven je niet te vertellen dat de belastingdienst dit niet leuk vind. Naast het feit dat de belastingdienst je inkomsten gaat schatten (bijna altijd veel meer dan je daadwerkelijk heb verdient) leggen ze ook een boete op voor het niet tijdig indienen van je BTW aangifte. In bezwaar gaan is tijdrovend en heeft bijna geen zin. Zonde van het geld en je tijd.
Tijdrovend. Als ondernemer heb je veel aan je hoofd en wil je natuurlijk dat je onderneming groeit. Gemiddeld gezien is een kleine ondernemer wel 16 uur per maand kwijt om een deugdelijke administratie te voeren, te archiveren, fiscale regels opzoeken en de aangiftes voor te bereiden. Tijd die je veel beter kunt besteden aan andere zaken.
Voordelen Boekhoudheld voor ZZP en VOF
Een goede boekhouder ontzorgt de ZZP’er en VOF en neemt de administratieve taken van je over. Let wel op dat je goed onderzoek doet naar het type boekhouder wat bij je past. Doorgaans ben je meer kwijt aan een boekhouder waar je fysiek langs kunt gaan en behoefte hebt aan adviezen dan aan een online boekhouder die je helpt met het broodnodige. Zie hieronder de voordelen van een online boekhouder:
Goedkoop. Boekhoudheld is gewoon een van de goedkoopste, dan wel niet de goedkoopste online boekhouder voor ZZP’ers en VOF’s. Je kunt al vanaf € 29,- je administratie uitbesteden waarbij zelfs je BTW aangifte voor je wordt ingediend! Dit in tegenstelling tot traditionele boekhouders die je vaak nog opzadelen met ongevraagde adviezen of producten die je niet nodig hebt maar wel voor betaald.
Archiveringsplicht. Je hoeft nooit meer bang te zijn dat je facturen, bonnen, of je gehele administratie verliest. Eenmaal bij ons zorgen wij ervoor dat jouw administratie 7 jaar bewaart blijft en jij hier altijd toegang tot hebt. Ook handig voor de verzekering op moment dat je een factuur of bon van 7 jaar geleden wil declareren!
App voor indienen bonnen en facturen. Geen fysiek mappen meer met bonnen of facturen. Bij Boekhoudheld dient u uw facturen en bonnetjes eenvoudig in via onze app. Een simpele foto maken of document uploaden is voldoende. Wij doen de rest!
Financieel inzicht. Wil je weten hoeveel je afgelopen kwartaal hebt verdiend, waar je kosten kan besparen of simpelweg wat je kunt besteden deze maand? Geen probleem. Met onze financiële monitor heeft u altijd en overal op de app of laptop inzicht in uw financiën.
Tijdige fiscale aangifte. Geld uitgeven aan boetes voor het te laat indienen van je BTW aangifte behoort tot de verleden tijd. Wij zorgen ervoor dat uw BTW aangifte op tijd wordt ingediend. Kan je het geld gebruiken of je onderneming te laten groeien of lekker uit eten te gaan :).
Tijdbesparend. Ondernemen is hard werken. Met Boekhoudheld aan je zij is jouw enige taak het tijdig indienen van je bonnen en facturen. Kun jij je tijd gebruiken om te ondernemen, klanten te werven of tot rust te komen.
Bent u ZZP’er of VOF en overweeg je om over te stappen naar een online boekhouder? Maak dan nu gebruik van onze gratis overstap service. Daarnaast krijg je van ons drie maanden gratis als startende ondernemer. Neem een kijkje op onze tarieven pagina en ontdek welk pakket het best bij je past.
