gewaardeerd met 5/5
gewaardeerd met 5/5
Yuki functionaliteiten
Je administratie in Yuki wordt opgebouwd aan de hand van de documenten en banktransacties die je aanlevert. In dit artikel wordt beschreven hoe je dit zo efficiënt mogelijk voor documenten kunt doen.
Belangrijk is om je administratie(s) zo actueel mogelijk te houden. Raadzaam is om:
Het is niet altijd goed te bepalen of bepaalde uitgaven zakelijk of privé zijn. Yuki hanteert daarom de regel dat alle bonnetjes en facturen die je aanlevert, zakelijk zijn. Yuki zal ze dan ook als zodanig boeken. Mocht je accountant of fiscaal adviseur achteraf van mening zijn dat de kosten niet als zakelijk aan te merken zijn, dan kan hij of zij ze eenvoudig weer als privé aanmerken.
Voor een optimale verwerking door Yuki is het gewenst dat je eerst de facturen scant en aanlevert voordat je de banktransacties aanlevert.
Als er meer dan één administratie in je domein wordt gevoerd, moet je de documenten per administratie aanleveren. Sorteer dan voordat je gaat scannen de documenten per administratie. Het is tevens aan te bevelen om alles gesorteerd per type document aan te leveren. Dus eerst bijvoorbeeld alle verkoopfacturen, daarna alle inkoopfacturen, daarna alle bonnetjes en als laatste de bankbestanden en creditcardafschriften.
LET OP!
Bij PDF moet je er zelf voor zorgen dat je maar één factuur per PDF aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat, moet je dus in één keer scannen. Pdf-bestanden kunnen achteraf ook worden samengevoegd. In het scherm worden de samengevoegde pdf-bestanden als één factuur getoond maar het blijven echter aparte PDF-bestanden.
Yuki kan achteraf geen aangeleverd pdf-bestand opsplitsen.
Nadat je de documenten geüpload hebt, toont Yuki een scherm met de opgeslagen documenten. Controleer of het aantal overeenstemt met het aantal dat je eerder hebt geteld.
Voor een uitgebreide beschrijving van het uploaden van bestanden zie dit artikel over het gebruik van de postbus. Daarnaast heeft Yuki ook een video om dit verder toe te lichten.
Werk je af en toe met bonnetjes, scan deze dan gewoon per bon. In Postbus kun je via Scan formulieren een scanformulier printen waar je het bonnetje op kunt plakken zodat het met de andere documenten mee gescand kan worden.
Werk je veelvuldig met bonnetjes dan kun je beter de bonnetjes verzamelen en één maal per week of maand een lijstje maken van gelijksoortige bonnetjes zoals bijvoorbeeld alle parkeerbewijzen, benzinebonnen en/of lunchbonnen. Hierop moet de datum, bedrag en eventueel btw-bedrag vermeld worden. Ook dient het totale bedrag en btw-bedrag vermeld te worden. Yuki heeft voorbeeldformulieren voor dit soort uitgaven. Yuki heeft ook een onkostendeclaratieformulier, waarop je zelf alle uitgaven die je privé hebt betaald in één keer kunt declareren.
Als je veel zakelijke kilometers rijdt, is het aan te raden om te werken met een brandstofkaart. Dat levert minder administratief werk op (bespaart dus kosten) en is beter als bewijs aan de Belastingdienst. Kijk bijvoorbeeld eens naar www.mkb-brandstof.nl.
Indien je accountant ook de salarissen voor je verwerkt dien je de loonjournaalpost en andere salaristransacties aan te leveren.
Lever alle documenten aan die van belang kunnen zijn voor het verwerken van je administratie. Denk aan belastingaanslagen, boetes, treinkaartjes etc. Liever één document te veel dan één te weinig. Heb je behoefte aan een overzicht van uitgaven die je als ondernemer op mag nemen in je administratie? Zie hier meer!